Gestion des évènements Avec Odoo Partie 03 Sur 03

Durant l’article précédent, nous avons vu comment bien organiser  des évènements, en leur décomposant par des sessions, et comment il est possible de lancer des salles de conférences virtuelles.
Dans cette troisième et dernière partie, nous traitons comment il est possible de vendre les tickets d’un évènement, dans la partie backend à travers l’application gestion des ventes Odoo, et dans la partie frontend avec l’application e-commerce de votre site web.
Nous verrons aussi, le processus d’inscription à l’évènement dans les deux côtés backend et frontend, ainsi que la fonctionnalité scan des badges. 

En activant l’option tickets ou la vente en bon de commande, dans la partie configuration de l’application évènement, le module gestion des ventes sera installé, et on aura la possibilité de vendre les tickets à travers les bons de commandes.
Pour se faire, on doit associer le ticket à l’article qui sera considéré comme article évènement. Cette option est activée dans les articles de vente puisque le module évènement est installé. 
De même, en activant l’option vente de billets à travers les bons de commandes, d’abord on doit ajouter les types de billets associés à un événement, puis pour chaque type de billet on doit lui associer l'article qui sera comme article Event (évènement) , si il n’existe pas il le faut le créer sur place, avec l’activation de l’option est un article Event, pour qu’ Odoo le reconnaît lorsque le client passe sa commande.
Vous pouvez aussi communiquer le prix pour chaque type.
Vous avez deux possibilités pour créer un bon de commande client pour un billet d'événement :
● Ou bien lancer la commande depuis l'application vente, la commande est considérée comme n’importe quel autre commande, sauf que dans les articles de la commande, il faut préciser l’article Event, l'événement que l’inscrit souhaite participer et le type de billet qu’il veut s’inscrire, pour que l'évènement sur lequel le participant a payé le billet soit à jour. 
●  Ou à partir de l'événement, cliquer sur le bouton intelligent, participants, sélectionnez le participant qui souhaite commander le billet, puis valider la commande.

Pour pouvoir vendre les tickets en ligne, il faut activer cette option sur la partie configuration de l’application événement, (vente de billets en ligne).
En activant cette option, si l’application e-commerce d’Odoo n’est pas encore installée, elle sera installée, et on aura comme impact la possibilité de vendre les billets en ligne, les tickets donc seront présents sur le site web et peuvent être vendues à partir de l'événement, ou tout simplement à partir du site web e-commerce.
La procédure de vente sera comme une n’importe quel vente en ligne (consultez l’article vente en ligne pour plus de détails) . 

 En activant l'option question sur un évènement (toujours en allant vers la partie configuration de l'application  évènement)  , vous pouvez poser des questions aux participants lorsqu’ils s’enregistrent en ligne, ou lorsqu’ils passent commande uniquement.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, vous aurez la possibilité dans la configuration des modèles des évènements à programmer la liste des questions à poser, lorsqu’ils s’inscrivent sur un type d’évènement.
Sur le formulaire événement, vous aurez en plus un onglet questions qui vous permettra aussi de, configurer les questions directement sur l’évènement, si le modèle d’évènement n’est pas préconfiguré, ou simplement si vous voulez modifier la liste des questions reliée à cet évènement.
Pour ajouter les questions à poser, vous n’avez qu’à cliquer sur le lien ajouter une question, puis dans la fenêtre qui s’affiche, précisez la question et le type de question à poser (d’une sélection ou un texte à entrer uniquement). 

Vous pouvez aussi restreindre les questions uniquement aux participants qui passent commande en cochant l’option (‘ask only once per order)
Selon le type de question, vous pouvez préremplir les réponses à ces questions, une fois la question est configurée vous pouvez enregistrer et ajouter une autre ou enregistrer et sauvegarder.
Les participants recevront par email, ces questions une fois qu’ils passent commande ou lorsqu’ils s’inscrivent sur l’évènement.

Vous pouvez sur n’importe quel évènement que vous avez créé,  inviter des personnes à assister à vos évènements.  
Pour se faire sur la page formulaire de l’évènement en cours,  cliquer sur le bouton inviter, la page d’emailing ou Sms-ing habituelle s’affiche pour préparer l’envoie de votre invitation. (Vous pouvez consulter l’article l’email marketing pour plus de détails).

Une fois l’évènement fini, il passe dans l’étape fini dans la vue kanban des évènements.
Si vous souhaitez contacter uniquement les personnes qui ont assistés à cet évènement, pour avoir des feedbacks, ou simplement les remercier, vous n’avez qu’à cliquer sur l’évènement fini, en suite dans la page de formulaire, cliquer sur le bouton contacter les participants, vous n’avez qu’à remplir votre email et envoyer le message souhaité. 

Nous avons vu les options de configuration des événements, et nous avons concentré beaucoup plus sur la partie backend, puisque c’est la partie la plus importante à comprendre.
Une fois les configurations sont bien soignées, vous pouvez publier ces évènements en ligne, pour donner l’occasion à votre audience de s’inscrire sur les évènements et sessions qui leur intéressent.
En étant sur votre site web, spécialement sur la page évènements, les visiteurs peuvent consulter tous les évènements que vous avez publiés, avec leur date de déroulements. Ils peuvent facilement repérer les évènements proches, les évènements qui se déroulerons ce mois, ou tout simplement rechercher un évènement particulier dans la barre de recherche des évènements.
En cliquant sur l’évènement souhaité, le visiteur n’à qu’à choisir le type de ticket, et le nombre de personne à inscrire.
Une fois inscrit à l’évènement, il peut l’enregistrer sur google calencar ou sur Outlook, pour définir un rappel automatique, et peut visualiser l’évènement qu’il a inscrit sur le site web, avec l’ajout du bouton vers inscrit sur l’évènement.
Ils reçoivent, ensuite des invitations à leurs email, avec la possibilité d’impression des badges et peuvent rejoindre des sessions en live, s’ils existent sur cet évènement.
Dans le cas d’un ticket payant, l’utilisateur doit payer son ticket pour qu’il puisse recevoir leurs badges. 

Une méthode simple et rapide est de créer l’évènement à partir du CMS de votre site Web.
Pour se faire il suffit d’aller sur la partie édition de votre site web, et de cliquer sur l’option Nouveau de votre CMS Odoo.
Une page s’affiche vous donnant le choix de l’élément à créer, choisissez évènement, puis valider.
Avec cette simple action, plusieurs informations seront à votre disposition sur la page créée, le nom de l’évènement, le sous-titre, la date, le lieu, l’organisateur et le bouton s’inscrire.
Vous pouvez éditer sur place les informations de votre évènement sur la page affichée, en modifiant le titre, l’image de l’arrière-plan de l’évènement, le lieu, la description de l’évènement, bref c’est une page web qui fait partie du CMS, vous avez donc toutes les possibilités d’édition qu’offre le CMS Odoo.
Vous pouvez également revenir sur la partie backend pour plus de personnalisations en cliquant sur le lien Configure Event Tickets, et comme la partie backend et frontend sont reliés et synchronisé, vous pouvez aussi revenir vers la page web de l’évènement depuis la partie backend de configuration de l’évènement, en cliquant simplement sur le smart Button Aller sur Siteweb.  

Vous pouvez en temps réel visualiser les inscrits à vos évènements, en accédant en partie backend, sur l’évènement en question, puis dans le bouton intelligent Participants.
Vous aurez une vue kanban de tous les inscrits à votre évènement. A côté de chaque inscrit vous trouvez un bouton pour confirmer l’inscription, ou si cela est fait, le même bouton vous permettra de valider la présence de l’inscrit une fois l’évènement est lancé.

La fonctionnalité gestion de présences des participants à l’évènement, à travers le scan des badges est une option qu’on peut activer sur la parie configuration, mais uniquement sur la version entreprise d’Odoo, d’ailleurs c’est la seule fonctionnalité qui existe sur la version Entreprise et n’existe pas dans la version communautaire.

En activant cette option, vous aurez dans le menu évènement, une option de plus nommé registration desk, qui permet de vous diriger vers l’interface de scan du code-barre du badge en cours, qui vous permettra de scanner les badges des participants.

Odoo génère automatiquement un badge pour chaque inscrit et lui alloue un code-barre unique, de tel sorte qu’en entrant ce code-barre le participant ainsi que l’évènement seront automatiquement identifiés.
Vous pouvez également entrer sur cette interface en partant du smart Button ajouté sur le formulaire de l’évènement.
L’option gestion de présence manuelle est toujours présente, pour gérer les cas particuliers où le participant oublie son badge par exemple.