Gestion des ressources Humains Partie 2

Dans la première partie, nous avons vu comment installer les applications de gestion des ressources humaines.
Nous avons expliqué également, la partie gestion des employés et leurs départements.  
Dans cette partie, nous continuons notre découverte de l’application gestion des congés des ressources humaines.
Nous allons découvrir comment bien configurer cette application, et le processus de création et d’attribution des congés aux employés. 

L’application gestion des congés dépend de l’application gestion des ressources humaine, et permet de gérer l’attribution et le suivi des congés des employés.
Cette application est installable depuis la liste des applications liées au type Ressources humaines, vous pouvez consulter la partie 1 de l’article gestion des ressources humaines.
Après l’installation de cette application, l’application Congés va s’ajouter à liste des applications Odoo, en cliquant sur cette option de menu, vous serez sur le tableau de bord des congés des employés. 

Afin de bien exploiter l’application gestion des congés, nous devons tout d’abord configurer les types de congés, en allant sur la partie configuration de l’application congés, puis cliquez sur l’option types de congés.
En installant, les données de démonstrations, vous trouvez déjà des types de congés préconfigurés, afin de bien comprendre les cas possibles de configuration des types de congés.
Par défaut, on trouve les types suivants :
·         Congés payés
·         Jours de compensation
·         Congé maladie
·         Impayé
·         Congés parentaux
Toutefois, vous pouvez préconfigurez les types de congés qui seront adaptés au mieux à votre entreprise.

Pour créer un nouveau type de congé, il suffit de cliquer sur le bouton créer, puis renseigner les informations nécessaires à ce type de congés, à savoir :
·         Le titre ou le nom du type de congé, par exemple : Congés Payés
·         Code de paye (utile pour l’application gestion de paie, qui se trouve dans la version entreprise d’Odoo 14, mais pas sur la version communautaire)
·         Validité du congé : dans cette partie vous pouvez préciser une date de début et une date de fin du congé.
·         L’unité de congé en jours, en demi-journée ou en heures
·         Demandes de congés : dans cette partie, vous configurer la manière de validation des demandes congés, qui sont :
o   Pas de Validation : dans ce mode, c’est possible de créer librement les demandes de congés
o   Validation par le responsable des congés : cela indique qu’il faut que le gestionnaire des congés valide la demande de congés.
o   Validation par le responsable hiérarchique : dans ce mode il faut que le gestionnaire valide la demande de congé.
o   Double Validation : dans ce mode il faut la validation à la fois du responsable hiérarchique plus le responsable des congés.
·         Demandes d’attributions : une fois les congés sont créés, il est possible d’attribuer des congés totalement ou partiellement (exemple : attribuer 10 jours du congé annuel). Ici il existe trois types d’attributions  
o   Mode sans limite :  dans ce mode, tous les employés peuvent demander l’attribution des jours ou heures (selon le type de congé en cours).
o   L’attribution par les employés : dans ce mode, trois cas de validations seront possibles :
§  La validation de l’attribution se fait par le responsable des congés
§  La validation de l’attribution se fait par le responsable hiérarchique 
§  La validation de l’attribution se fait par le responsable des congés et le responsable hiérarchique
o   L’attribution par le responsable des congés, dans ce cas il faut préciser le nom du responsable (il faut qu’il ait un utilisateur Odoo attribué)
·         Notification : deux types de notifications sont possibles ; la notification des demandes de congés et des attributions de congés.
·         Calendrier : Vous pouvez afficher ou pas ce type de congé dans le calendrier. Vous pouvez aussi choisir la couleur qui doit être affichée dans le rapport de tous les congés d’un employé.
·         Société : dans le cas de multi-entreprise, vous pouvez préciser la société pour ce type de congé. 

Pour comprendre le processus de gestion des congés, il faut comprendre les deux parties qui entrent dans ce processus, les responsables qui définissent et attribuent les congés et les demandeurs de congés qui demandent des congés et attends la validation des responsables.
Chaque partie a sa propre vision sur le système, dans ce qui suit, nous allons expliquer comment chaque partie réagit et acte sur les systèmes.  
·         La partie Responsables :  cette partie est accessible uniquement par les responsables, que ce soit le responsable des congés ou le responsable hiérarchique.
Bien évidement ces deux types de responsables doivent être définis comme des employés et doivent avoir accès sur le système Odoo.
La création et validation des congés et demandes attribution dépondent de la manière de configuration des types de congés définit précisément. 
La partie responsable est accessible depuis l’option de menu Responsables, qui est accessible uniquement par les employés considérés comme des responsables (voir la partie précédente pour plus de détails). Cette option donne accès à deux autres sous menus Congés et Attributions.
Responsable - Gestion des congés :
Dans cette partie, le responsable aura une vision sur tous les demandes de congés, avec leur état, qui sont définit dans la partie configuration des types de congés, et peut donc être soit confirmées par le responsable, ou attendent deuxième validation.
En plus de la vue liste qui s’affiche par défaut, vous pouvez basculer entre les autres vues proposées par Odoo comme la vue Kanban, La vue Calendrier, la vue Pivot et la vue activités.
A gauche, le responsable peut filtrer l’affichage selon les états des demandes de congés.
Depuis ce tableau de bord le responsable peut facilement approuver ou valider la demande en cours, en cliquant sur le bouton Valider ou approuver, comme il peut Refuser la demande de congé en cliquant sur le bouton Refuser.
C’est possible à partir de cet emplacement de créer un autre congé, en cliquant sur le bouton créer.
Dans le formulaire qui s’affiche, vous n’avez qu’à remplir les informations nécessaires au congé :
-          Type de congé : sélectionner le type de congé ( parmi la liste des congés préconfigurés)
-          Préciser la date de début et de fin du congé, la durée sera affichée selon l’intervalle choisit
-          Le champ description sera généralement saisi par l’employé demander de congé
-          Choisissez ensuite le mode (par employé / département /Société ou catégorie de l’employé)
-          Donnez un commentaire du gestionnaire 
-          Si vous sélectionnez un employé vous pouvez remarquer à droite en bas un résumé des congés pris.
Responsable - Gestion des congés :
Dans cette partie, le responsable aura une vision sur tous les demandes d’attribution de congés, avec leur état et peut depuis la liste affichée approuver ou valider la demande en cours en cliquant sur le bouton Valider ou approuver, comme il peut Refuser la demande d’attribution de congé en cliquant sur le bouton Refuser.
La création d’une attribution peut se faire en cliquant sur le bouton créer, puis remplir les informations nécessaires à savoir :
-          Donnez un nom qui décrit l’allocation du congé
-          Donnez le type de congés
-          Précisez le type d’allocation
o   Allocation normale (permet au demandeur de consommer la quantité allouée (jours, heurs)
o   Allocation provisionnelle : Dans ce type, vous pouvez préciser la date de validité de l’allocation, et permet d’ajouter automatiquement un nombre de jours ou d’heures, après la fin de chaque période (semaine, mois).      
-          Précisez le mode de congés
-          Vous pouvez aussi, ajouter donnez une description de l’attribution.   
 
·         La partie demandeur de congés ou d’attribution de congés : cette partie concerne les employés, et même les responsables, qui demandent l’attribution de congés.
A l’accueil de l’application congés, l’utilisateur (l’employé) aura un tableau de bord, qui donne un résumé sur les congés avec la précision des jours ou heures pris et les jours /heures restants.
Dans cette même vue, vous aurez un calendrier, qui comporte en haut deux boutons New Time Off, pour créer une demande de congé, et un bouton New allocation pour permettre de créer une nouvelle demande d’attribution de congés.
Une autre méthode consiste à sélectionner avec la souris, sur le calendrier,  la période souhaitée pour prendre le congé.
Après la sélection une fenêtre sera affichée, qui vous permettra de sélectionner le type de congé, la période et une description qui décrit la raison de votre demande de congé.
Une fois la demande enregistrée, et selon le type de congé si, la demande nécessite une validation ou double validation par le responsable hiérarchique et el responsable de congés, le demandeur attends la validation, pour pouvoir prendre les jours demandés.
Pour visualiser l’état des demandes de congés
Après la validation de congé, Odoo calcule et affiche dans le tableau de bord, le nombre de jours pris et les jours restants. 

Pour prendre un aperçu de tous les congés de la société, il suffit de cliquer sur l’option de menu tout le monde.
Sur le calendrier affiché, vous pouvez voir la répartition des congés des employé sur les dates différentes, vous pouvez choisir l’affichage par jours, semaines, mois ou années.

Afin de pouvoir analyser tous les congés, l’application congés d’Odoo, vous donne la possibilité de visualiser tous les congés, selon plusieurs critères et formes graphiques, en cliquant sur l’option de menu Analyse.
Vous pouvez consulter la récapitulation des congés par employé ou par type de congés, sous forme de vue calendrier et pivot qui vous permettra d’avoir les informations souhaitées selon plusieurs critères.
Dans la récap par employé, vous aurez en plus la visualisation graphiques avec plusieurs formes, barres, secteurs, diagrammes, etc..