Gestion des évènements Avec Odoo Partie 01 Sur 03

Les événements présentent un moyen de communication indispensable pour les entreprises, et permettent en un temps record de présenter votre entreprise, et de prendre contact directe avec les prospects et clients intéressés par vos produits et services.
Cependant, la planification, le lancement et l’organisation des évènements nécessite un travail de réflexion et de collaboration avec les membre du service communication et marketing, sans oublier l’équipe commerciale, d’où la nécessité d’un outil performant qui permet de regrouper et de synchroniser les activités relatives à la gestion et suivi des évènements de l’entreprise, que ce soit les évènements présentielles ou de plus en plus, les évènements virtuelles surtout avec l’apparition de la pandémie Covid 19, durant cette année et l’année passée.
Odoo, dans sa dernière version où il a largement amélioré sa partie web, dispose d’une application spéciale pour la gestion des évènements, qui s’appelle Evènement qui permet de gérer et de suivre les évènements depuis leur lancement, jusqu’à leur finition.
Ce qui rend le travail plus facile, en utilisant l’application évènement d’Odoo, est qu’elle est parfaitement intégrée avec d’autres applications complémentaires. Depuis le même emplacement vous pouvez importer les contacts à partir l’application contacts, poser des questions aux participants et même leur vendre des tickets depuis la partie backend à travers l’application gestion des ventes, ou depuis votre site web à travers l’application e-commerce d’Odoo.
 Contrairement à ce que peut être vous semble, l’application évènement d’Odoo cache une véritable liste de fonctionnalités qui vous permettra de gérer tout type d’évènements, y compris les diffusions en directes intégrés avec YouTube et les salles de conférences virtuelles, d’une part et d’autre part présente une certaine difficulté pour comprendre ces fonctionnalités et comment elles sont reliées entre elles.
Pour cela, et afin de mieux comprendre l’application évènement d’Odoo, cet article est décomposé en trois parties complémentaires, afin de simplifier et de couvrir au maximum cette application riche de fonctionnalités.
La première partie couvre les configurations de base des évènements, tandis que la deuxième se concentre sur la partie évènement avec suivi des horaires, particulièrement les diffusions en directes qui peuvent être intégré avec YouTube, et les salles de conférences virtuelles, et finalement la troisième partie démontre la gestion des tickets et leurs ventes depuis le site web ou depuis la partie backend, et donne une illustration sur la partie frontend de l’application évènement.

L’application gestion des événements fait partie de la partie marketing, pour l’installer il suffit d’aller sur le menu Odoo, pointé vers l’option Applications, puis cliquez sur la catégorie marketing.
Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton installer à côté de l’application appelés Evènements et de patienter jusqu’à la fin de l’installation de l’application. 
Remarque : Afin de bien illustrer l’application évènements nous avons choisi lors de l’installation d’Odoo 14, l’installation des données de démonstration.

En installant l’application Évènements, une nouvelle option s’ajoute au menu principal des applications Odoo installés sur notre système, qui s'appelle évènements.
En cliquant sur cette application, nous serons amenés   vers la vue Kanban qui sépare les étapes de création d’un évènement, en plusieurs étapes Nouveau, planifié, lancé, Fini et Annulé. 

Vous pouvez éditer les étapes des événements directement sur la vue Kanban, en cliquant sur la petite icône qui se trouve en haut de l’étape juste à côté du signe +, un menu contextuel sera affiché pour vous permettre d’éditer l’étape, ou la supprimer.
Pour ajouter une autre étape, allez sur la dernière colonne puis cliquez à droite en haut sur le signe +, écrivez le nom de l’étape puis cliquez sur le bouton ajouter.
Une autre méthode simple est d’aller sur la menue configuration de l’application événements puis choisir l’option Events Stages (étapes des évènement), une liste des étapes sera affichée dont vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer n’importe quelle étape qui entre dans la gestion de vos évènements.

Une bonne pratique est de créer des étiquettes pour mieux classifier et rechercher nos évènements. Odoo nous donne la possibilité de créer des catégories des étiquettes, et sur chaque catégorie on peut ajouter des tags avec des couleurs.
Pour profiter de cette fonctionnalité, il suffit de se rendre compte sur la partie configuration, puis de cliquer sur Configuration|Event Tags Catégories. Vous trouverez une liste des catégories avec les étiquettes et leur couleurs associées pour chaque catégorie.
Dans l'exemple chargé par défaut, on trouve la catégorie Activité qui peut recevoir les étiquettes sport, Culture, pêche, 

Afin de garantir une meilleure efficacité, il est recommandé de préparer les types d’événements qui reviennent souvent sur votre entreprise. 
On parle souvent de templates, qu’on peut réutiliser pour chaque création d’un nouvel évènement.
Pour se faire, rendez vous toujours sur la partie configuration de l’application évènements, puis pointez vers l’option Events Templates, qui nous dirige vers la liste des templates de démonstrations pour vous donner un aperçu sur la méthode de configuration d’un template.
Vous avez plusieurs options que vous pouvez préconfigurer afin de pouvoir les réutiliser par la suite. Pour créer un nouvel template, cliquez sur le bouton créer, puis dans la page qui s’affiche renseigner les différentes informations nécessaires à votre nouvel template événement. 

 Cliquez sur le bouton créer, puis dans la page qui s’affiche renseigner :

● Le nom du template ou de la catégorie de l'événement comme par exemple la catégorie Conférence.

● Le lieu de l’évènement : activez cette option si vous voulez préciser le fuseau horaire où va se dérouler l’évènement

● Communication : en activant l’option communication vous pouvez contacter   les participants par email, par défaut Odoo vous propose deux types d'email

○ L’email d'enregistrement à l'événement immédiatement à l’inscription 

○ L’email de rappel avant 10 Jours de l’évènement

           Vous pouvez aussi, ajouter d’autres rappels par SMS ou par Mail, avec la précision de     l'intervalle et le déclencheur

● Section Visibilité

○ Places Limités : Vous pouvez en activant cette option limiter le nombre d'inscriptions à cet évènement.

○ Afficher un menu dédié sur le site web : En activant cette option, l’évènement sera affiché sur votre site web, avec les autres informations (Calendrier, lieu, inscription,)

 Remarque : vous devez activer le mode développeur pour que tous les options s’affichent (y compris le menu évènement qui se trouve en bas du menu principale)

○ Étiquettes : Vous pouvez utiliser ici, les étiquettes préconfigurées dans la section précédente (configuration des catégories des étiquettes), ou les créer sur place en tapant le nom puis de cliquer sur le bouton qui s’affiche, créer et enregistrer la catégorie souhaitée.   

● Section Participants :

○ Cette option permet de limiter les nombre de Billets à vendre sur cet évènement, vous pouvez  ajouter plusieurs lignes pour les types des billets à vendre, Par exemple pour la conférence, on réserve 100 participants, pour les invités spéciales, on réserve 10 , et ainsi de suite.

○ Dans cet exemple, nous n’avons pas activé la vente de billet, une chose que nous allons discuter dans la troisième partie de cet article. 

● Confirmation automatique des inscriptions : En activant cette option les évènements et les inscriptions créés seront automatiquement confirmés lors de leur création, ce qui simplifie le déroulement des évènements.