1. Paramétrer avant la première transaction

Un module Ventes ou Achats fraîchement installé fonctionne immédiatement, mais avec des réglages génériques. Le danger n'est pas qu'il ne marche pas — c'est qu'il marche mal et qu'on s'en aperçoive trop tard : des devis sans date de validité qu'aucun commercial ne relance, des factures fournisseurs payées avant réception, une numérotation incohérente entre deux sociétés. Chacun de ces points se règle en quelques clics dans les écrans de configuration, à condition de savoir où regarder.

Les réglages se rangent en deux familles, et l'administrateur fonctionnel doit distinguer les deux :

• Les options de comportement — interrupteurs dans Paramètres des apps Ventes et Achats. Ils activent ou bornent des fonctions (signature en ligne, niveaux d'approbation…).
• Les règles de numérotation — séquences et journaux. Plus discrètes, mais structurantes : une fois la première facture émise, le format est difficile à reprendre proprement.

2. Les réglages Ventes

Direction Ventes → Configuration → Paramètres. L'écran regroupe les options par thème : catalogue, tarif, devis & commandes, expédition. Voici celles qu'un administrateur active presque toujours.

• Validité par défaut du devis — le nombre de jours après lequel un devis expire (30 jours est une valeur saine). La date se calcule automatiquement à la création et peut s'ajuster devis par devis.
• Signature en ligne et Paiement en ligne — le client confirme son devis depuis le portail, par signature ou acompte. Deux interrupteurs qui raccourcissent nettement le cycle de vente.
• Modèles de devis — des trames pré-remplies (produits, conditions) pour ne pas reconstruire chaque offre. Utile dès qu'on vend des configurations récurrentes.
• Remises et Listes de prix — les remises ligne à ligne et la tarification différenciée (par client, quantité, devise). La base d'une politique commerciale propre.
• Politique de facturation — facturer sur les quantités commandées ou livrées. Ce choix par défaut se répercute sur chaque nouveau produit ; on y revient au point suivant côté achats, car la logique est symétrique.

3. Les réglages Achats et le contrôle de facture

Côté Achats → Configuration → Paramètres, la logique est la même, orientée maîtrise des dépenses et des engagements fournisseurs.

• Validation du bon de commande — impose l'approbation d'un responsable au-delà d'un montant défini. Le garde-fou de base contre les engagements non maîtrisés.
• Verrouiller les commandes confirmées — empêche la modification d'un bon de commande une fois confirmé, pour figer ce qui a été négocié.
• Conventions d'achat — active les contrats-cadres et appels d'offres : un cadre négocié dont découlent plusieurs commandes. Pleinement disponible en Community.
• Avertissements — des messages d'alerte sur certains produits ou fournisseurs au moment de commander.

Reste la question centrale : comment éviter de payer une facture fournisseur non justifiée ? L'écran Achats expose une Correspondance à trois voies (commande ↔ réception ↔ facture), mais son badge Entreprise indique qu'elle n'est pas disponible en CE. L'équivalent communautaire vit ailleurs : sur le produit, via sa politique de contrôle.

Deux valeurs, deux logiques :

• Sur base des quantités commandées — la facture attendue correspond à ce qui a été commandé. Simple, adapté aux services.
• Sur base des quantités reçues — la facture ne se justifie qu'à hauteur de ce qui est réellement entré en stock. C'est le réflexe à adopter pour les marchandises : il bloque, sans module Enterprise, le paiement de quantités jamais reçues.

4. Les deux systèmes de numérotation

C'est le point le plus mal compris de l'administration Odoo. Les documents ne sont pas tous numérotés de la même façon. Confondre les deux mécanismes conduit à des numéros incohérents, voire à des doublons entre sociétés. La règle :

Les devis et commandes : ir.sequence

Les bons de commande client (devis) et fournisseur s'appuient sur des séquences. On les inspecte dans Paramètres → Technique → Séquences & identifiants → Séquences.

Deux leviers structurants ici :

• Le champ Société — laissé vide, la séquence est globale. Renseigné, elle ne s'applique qu'à cette entité : chaque société peut donc avoir son propre préfixe.
• Utiliser des sous-séquences par intervalle de date — combiné aux codes de la légende (%(year)s, %(month)s…), c'est ce qui produit un compteur qui se réinitialise à chaque exercice.

Les factures : le journal

Les factures, elles, n'utilisent pas ir.sequence. Leur numéro est dérivé du journal qui les porte. On le voit sur la fiche du journal de ventes.

Le mécanisme : le préfixe de la séquence du journal (souvent le code, ex. FAC) + l'année de la facture forment le motif. Le format se fige sur la première facture postée de l'exercice ; il reste modifiable en éditant le numéro de cette première écriture, mais devient délicat à corriger ensuite. Comme chaque société a ses propres journaux (vu dans l'article sur le plan comptable par société), l'isolation des numéros entre entités est automatique.