Gestion des Achats avec Odoo 16 - partie 02

Dans la première partie, nous avons vu comment créer une demande de prix, l’envoyer à plusieurs fournisseurs et comparer globalement et par produit, en utilisant la nouvelle fonctionnalité d’Odoo : Alternatives.
Dans cette partie, nous allons utiliser les contrats cadres, pour gérer des cas plus avancés d’appels d’Offre, ou des commandes à livraison échelonnées. 

En activant l’option conventions d’achats, un nouveau sous menu appelé Contrats cadres sera ajouté sur le menu Commandes de l’application Achats.
Les contrats cadres sont des contrats généralement à long terme (un an par exemple), qui définissent l’approvisionnement de produits auprès d’un fournisseur ou plusieurs, selon le besoin de l’entreprise.
Création d’une nouvelle convention d’achat :
Pour créer une convention d’achat, rendez-vous sur l’application Achat, cliquez sur le menu commandes puis enfin sur contrats – cadres.
Sur la liste des contrats, actuellement vide, cliquez sur le bouton créer, puis remplissez les informations du formulaire qui s’affiche :
·         Responsable des achats : c’est l’utilisateur assigné à ce contrat-cadre en particulier qui est par défaut l’utilisateur qui a créé la convention, mais il est possible de modifier l’utilisateur dans le menu déroulant à côté de ce champ.
·         Type de convention :  le type de convention d’achat dans laquelle ce contrat-cadre est classé.
On peut créer plusieurs types de conventions en se basant sur les modèles de conventions :
Pour définir un type de convention, nous avons le choix de configuration du type du sélection ainsi que les données qui seront prises en comptes pour les nouveaux Devis :
1-   Le type de sélection :
a.    Sélectionner une seule demande de prix (exclusif) : lorsqu’un bon de commande est confirmé, les autres bons de commande seront annulés systématiquement.
b.    Sélectionner plusieurs demandes de prix (non exclusif) : lorsqu’un bon de commande est confirmé, les autres bons de commande ne seront pas annulés,
Mais reste à leurs états afin de laisser la possibilité d’avoir plusieurs bons de commande.
2-   Données pour nouveaux devis :
Dans la section Données pour nouveaux devis, les paramètres relatifs à la façon dont les lignes de produits et les quantités seront renseignées sur les nouveaux devis utilisant cette convention d’achat peuvent être modifiés à côté des champs Lignes et Quantités.
           Deux options peuvent être activées pour les Lignes :
Utiliser les lignes de la convention : lors de la création d’un nouveau devis, les lignes de   produits seront préremplis  avec les mêmes produits que ceux du contrat-cadre.
Ne pas créer des lignes de demande de prix automatiquement : en utilisant cette option,  les paramètres renseignés sur le contrat-cadre  seront repris dans le nouveau devis lors de la création d’un nouveau devis, mais pas les produits. Ils seront remplis manuellement
Pour les Quantités, deux options sont possibles :
Utiliser les quantités de la convention : En choisissant cette option, lors de la création d’un nouveau devis, les quantités de produit introduits sur le contrat-cadre seront préremplis dans les lignes de produits.
Définir les quantités manuellement : lors de la création d’un nouveau devis et la sélection d’un contrat-cadre existant, les lignes de produits seront préremplis, mais toutes les quantités seront mises à 0. Les quantités devront être définies manuellement par l’utilisateur. 
En se basant sur ces critères, vous pouvez créer des modèles de conventions pour pouvoir les réutiliser par la suite.
Comme exemple, nous allons créer trois modèles qui sont largement utilisé dans les conventions d’achats :
o    Appels d’offre exclusive (Voir image de configuration: )
o    Appels d’offre non exclusive (Voir image de configuration: )
o    Commandes à livraisons échelonnées ou BO ( BLANKET ORDER ) (Voir image de configuration: )
 
·         Fournisseur : mettez ici le nom du fournisseur auquel cette convention est liée, soit une fois, soit de manière récurrente. Le fournisseur peut être sélectionné directement dans le menu déroulant à côté de ce champ.
·         Devise: c’est le symbole monétaire par défaut de l’entreprise.
·         Date limite de la convention : il s’agit de la date à laquelle cette convention d’achat doit expirer (si vous le souhaitez). Si ce contrat-cadre ne doit pas prendre fin, laissez ce champ vide.
·         Date de commande : il s’agit de la date du contrat-cadre si un nouveau devis est créé directement à partir du formulaire de contrat-cadre. Si un nouveau devis est créé, cette valeur sera automatiquement complétée dans le champ Échéance de commande sur la demande de prix.
·         Date de livraison : il s’agit de la date de livraison prévue pour les produits figurant sur une demande de prix directement créée à partir du formulaire de contrat-cadre. Si un nouveau devis est créé, cette valeur sera automatiquement complétée dans le champ Arrivée prévue de la demande de prix.
·         Document d’origine : il s’agit du bon de commande d’origine auquel ce contrat-cadre sera lié. Si ce contrat-cadre ne doit être lié à aucun bon de commande existant, laissez ce champ vide.
·         Société : il s’agit de la société assignée à ce contrat-cadre spécifique. Par défaut, il s’agit de la société sous laquelle est répertorié l’utilisateur qui a créé le contrat-cadre. Si la date de données n’est pas une base de données multi-sociétés, ce champ ne peut pas être modifié et sera complété par défaut par la seule société répertoriée dans la base de données.
  
Remarque : Vous pouvez créer un contrat-cadre directement à partir de la demande de prix, en la rengainant le champ Convention d’achat

Illustration avec un exemple pratique d’utilisation des conventions d’achats :

Afin de comprendre le principe des conventions d’achats, nous allons utiliser deux exemples, les appels d’offres exclusif, et les commandes d’achats échelonnées. 

Dans cet exemple, supposons que l’entreprise a besoin pour ces nouveaux bureaux, d’ouvrir un appel d’offre exclusif pour l’acquisition de :
o    05 PC All in One
o    05 Bureaux avec angles rondes
o    05 Armoires de bureau
o    Et 5 Chaises secrétaires
 
 Pour représenter cet appel d’offre, nous allons sur l’application Achet - Commandes puis sur Contrats-cadres :
Cliquer sur le bouton créer , dans le formulaire du contrat cadre mettez les informations suivantes :
o    Laissez le champ responsable d’achat par défaut
o    Pour le type de convention, mettez le type : Appel d’Offre exclusif
o    Pour le champ fournisseur, ce n’est pas obligatoire dans ce type de convention, on va le créer au moment de l’envoi de demande de prix
o    Vous pouvez laisser les autres champs vides, ou les renseigner comme indiqué précédemment
o    Renseigner les articles cités en dessus, en mettant les quantités , pour les prix nous allons les renseigner auprès des fournisseurs
Une fois les informations sont renseignées, Cliquez sur le bouton confirmer pour confirmer la convention d’achat en cours.
En confirmons la convention, il sera possible de créer des demandes de prix au près de fournisseurs.
Dans notre cas, nous allons réceptionner trois appels d’offres de trois fournisseurs.
Après la réception et la comparaison, nous allons confirmer une commande au sein d’un fournisseur, les deux autres seront annulés automatiquement.
Pour ce faire, cliquant sur le bouton Nouveau devis, se trouvant en haut du formulaire contrat cadre .
Odoo vous ouvre automatiquement une demande de prix comprenant les articles cités, vous n’avez qu’à préciser le nom de fournisseur, mettez donc fournisseur 1, et mettre les prix envoyés par ce fournisseur (vous pouvez mettre des prix manuellement pour comprendre le principe de fonctionnement)
On confirme pas pour le moment , on attend la réception des offres des feux autres fournisseur.
Revenez ensuite sur le formulaire du contrat cadre, et refaire la même procédure précédente, pour le fournisseur 2
.
Pour le fournisseur 3, nous allons utiliser une autre méthode, en allant mainteant sur le menu commande puis vers demande de prix.
Cliquer sur le bourdon créer , dans le formulaire qui s’affiche mettez fournisseur  dans le champ fournisseur.
Au lieu  de tapez les articles manuellement, allez sur le champ convention d’achat et choisissez le contrat dont nous avons préparé précédemment (regarder le numéro de la convention comme BO 0002). Vous remarquer que tous les articles seront remplis automatiquement, remplisse arbitrairement les prix de chaque article).
 
On va revenir mainteant à noter contrat cadre . En l’ouvrant vous remarquez sur le bouton intelligent en haut à droite, que les 03 demandes de prix créées précédemment sont reliées à cette convention.
Tant que contrat est ouvert, vous pouvez l’ajouter d’autres demandes de prix.
Dans notre cas nous allons se contenter par trois demandes.
Cliquez sur le bouton intelligeant contenant les trois devis fournisseur, avec une information sur le montant de chaque offre.  Vous pouvez choisir le moins disant.
Dans mon cas c’est le fournisseur 1 qui a gagné , je clique donc sur son offre et je confirme la commande.
Les deux autres demandes de prix seront annulées automatiquement, et la convention sera ainsi fermée.

 Dans cet exemple, nous allons créer une convention d’achat de type BO (Blanket Order).
Dans notre exemple, la société souhaite garantir la fourniture régulière des RAM de papiers et des toners Imprimantes qui se consomment largement et qui doit être toujours disponible.
 
Pour ce faire, nous allons créer une nouvelle convention d’achat en allant sur le sous menu contrats-cadre, et en cliquant sur le bouton créer.
Dans le champ Type de convention, on va choisir Commande à livraison échelonnée (défini précédemment)
Dans ce type, on doit sélectionner le fournisseur (fournisseur 3 par exemple) qu’on va donner la responsabilité de nous fournir les consommables souhaités.
Dans liste des articles, sélectionner les deux articles toner imprimante, et RAM papier,
Dans ce type de contrat, vous devez préciser les quantités et les prix à la fois,  sinon il ne va pas la confirmer.
Laissez les autres champs par défaut, puis cliquer sur confirmer.
Vous pouvez commncer maiatenat créer des nouveaux devis fournisseur.
Mettez les quantité commandés et valider la commande (tous les commandes vont être envoyé au même fournisseur, ce qui exmplqie que le champ fournisseur est grisé).
En validant la commande, vous pouvez suivre l’avancement de livraison des quantités demandés initialement, une fois recevoir les quantités demandées, vous pouvez clôturer la convention en cliquant simplement sur le bouton FERMER.
Le principe est que tant que la quantité commandée, n’égale pas la quantité  demandée, on continue les commandes jusqu’à la terminaison de tous les quantité demandées ( on peut bien sur décider de fermer la convention avant la réception total,).